Quisiera estrenarme con la creación de contenido para LinkedIn (artículo publicado originalmente en esta red social), un ejercicio que espero hacer mensualmente, con un artículo que he tenido en la cabeza hace algún tiempo. Se trata de cinco recomendaciones que, según mi experiencia, son valiosas al momento de asumir la jefatura o liderazgo de un área de comunicaciones en una organización o proyecto.

En los últimos años lideré equipos de comunicaciones en diferentes entidades, como la Biblioteca Nacional de Colombia y Compartamos con Colombia, y creo que estos primeros pasos me ayudaron a establecer unas bases de trabajo sobre las cuales construir un norte al cual dirigirnos desde un área de comunicaciones.

Aclaro, por último, que no se trata de un conjunto de recomendaciones académicas, sin decir que algunas ideas no surjan de allí, sino que especialmente se basan en el ejercicio práctico.

Sin más preámbulos, estas son mis recomendaciones:

  1. ¿Tu área cuenta con un mapa de públicos? Si no es así, empieza por ahí

Un mapa de públicos es una herramienta práctica que te permite identificar cuáles son los públicos o grupos de interés de tu organización o proyecto, qué los caracteriza, por cuáles canales nos comunicamos con ellos y qué mensajes principales debemos ofrecerles, de acuerdo con sus características, sus intereses y, por supuesto, los intereses de tu proyecto u organización. Empieza por un borrador de mapa de públicos y perfecciona la herramienta en el siguiente paso.

Nota: si tu organización o proyecto ya tiene definidos sus grupos de interés, parte de ese ejercicio y adáptalo a tus necesidades desde comunicaciones.

2. El diagnóstico de comunicaciones como tu base fundamental: escucha para proponer

Algunos podrán pensar que este debería ser el punto 1 de este listado. Puede que tengan razón. Para mí, tiene sentido pensar el diagnóstico de comunicaciones en simultáneo con la identificación de tus públicos, al menos en borrador como dije antes. De ahí, obtendrás la información sobre a quién debes escuchar, qué le debes preguntar y cómo pueden ser mejores tus estrategias de comunicaciones para incrementar el impacto de tu organización. Tu diagnóstico serán entrevistas y leer… leer y entender la organización en la que estás, lo que ha logrado hasta ahora y lo que espera lograr en el futuro.

Un diagnóstico de comunicaciones te dará tu hoja de ruta y establecerá las prioridades. Hay organizaciones muy verticales en su cultura organizacional y en ocasiones se cree que sólo lo que piensan los directivos es lo que se debe hacer o lo más urgente. Sin descuidar que el equipo directivo es fundamental, escucha otras áreas, personas y clientes, para conocer otras perspectivas. Nútrete de ellas.

Escucha mucho al equipo de comunicaciones o a las personas que hacían algunas tareas de comunicaciones. Ellos conocen el entorno y sus retos, las complejidades que han enfrentado antes, lo que les ha funcionado y lo que no. Escucha con atención, sin que ello limite tus nuevas ideas y propuestas. Puedes encontrarte a un equipo que esté dispuesto a llevar su trabajo al siguiente nivel o a un equipo sin interés o motivación para hacerlo, que quisiera seguir haciendo lo mismo, sin más esfuerzo.

Presenta tu diagnóstico a las personas fundamentales de tu organización para que, sobre esa base, construyas tu Plan Estratégico de Comunicaciones.

3. Construye un Plan Estratégico de Comunicaciones alineado a la estrategia de la organización o proyecto

Antes decíamos que debemos entender muy bien en qué organización estamos, cuáles han sido sus logros y que espera lograr a futuro. En algunas oportunidades te encontrarás con organizaciones que tienen una estrategia construida y que saben cuáles son sus objetivos estratégicos, cómo se aterrizan estos en acciones y estas en resultados. Pero, en ocasiones, puedes encontrarte con organizaciones que se estén repensando. En estos escenarios, el área de comunicaciones puede jugar un rol fundamental.

Aprovecha tu diagnóstico y has propuestas que trasciendan a tu área. Aquí una anécdota: una experiencia común que he encontrado es que, para muchas personas, todo se resume en problemas de comunicación o de comunicaciones, directamente como área. Si algo no sale bien es porque comunicaciones no informó a tiempo. Si un procedimiento no se cumple es porque comunicaciones no ha hecho el formato. No te sientas aludido desde el principio. Recibe esas críticas, piensa en la organización en la que estás y ayuda a que las responsabilidades sobre estas acciones se más clara. Tu Plan Estratégico de Comunicaciones será tu norte y te dirá qué camino recorrer. Sé un aliado para tus directivos y para los demás empleados. Define y valida muy bien las expectativas. Vuelve con tu Plan a quienes entrevistaste y muéstrales qué se ha priorizado. Trabaja con ellos de la mano y haz que las comunicaciones no sean solo responsabilidad de tu equipo, sino un estilo de trabajo.

4. Define en tu Plan Estratégico unas victorias tempranas y trabaja por ellas

¿Cuáles son las urgencias principales? ¿Qué acciones podrías implementar en el corto plazo que signifiquen triunfos para ti y tu equipo? Piensa en aquellas acciones que son prioritarias, que no requieren de mucho tiempo para su ejecución y que puedes lograr con lo que tienes o que puedes obtener sin mayor dilación. Prioriza esas acciones de manera que esos primeros triunfos sirvan como motivación y te permitan ganar confianza a ti mismo y con tus superiores. Valida esos primeros pasos con ellos, hazlos participes y cacarea tus huevos (es decir, da a conocer esos logros), sin ser presumido. Muéstralos como lo que son: logros colectivos. Recuerda que comunicaciones no es solo tú y tu equipo. Necesitas de otros para tus éxitos.

5. Por último, hazle seguimiento a tu Plan sin que sea una camisa de fuerza

Uno de los errores más comunes con un Plan Estratégico de Comunicaciones es que no volvamos a él frecuentemente. El Plan debe determinar metas, indicadores o formas de medir tus resultados. Es muy importante que así sea. Vuelve sobre esas metas, analiza los resultados y guíate por ellos. Revisa qué tanto se ha avanzado en el Plan y toma acciones. Reúnete con tu equipo, al menos una vez por semana o cada quince días, según lo veas, y hazle seguimiento al Plan. Si estás solo y no tienes equipo, revísalo tú mismo y, al menos, mensualmente con tus directivos o superiores.

Ahora bien, que el Plan sea tu hoja de ruta no quiere decir que sea tu camisa de fuerza. Las organizaciones y proyectos viven diferentes momentos y debes adaptarte a ellos. Eso implica crear un Plan que sea flexible y que se adapte a esas realidades cambiantes. Tu plan puede ir muy bien, y tú feliz, pero las percepciones de los demás pueden ser distintas porque no has sabido adaptarte a los retos cambiantes. El cumplimiento de tu Plan no es la única garantía de tu éxito. Recuerda que parte del trabajo de un área de comunicaciones es atender necesidades urgentes y servir a todos.

Y un plus adicional: que tu primera idea no sea hacer un boletín…

No sé por qué razón, muchas veces esta suele ser la primera idea y la solución para todo y para todos. “Es que la gente no se entera entonces debemos hacer un boletín”, suele ser la salida más fácil. Y no. Por eso hiciste un mapa de públicos, para identificar los mensajes y los canales. Por eso hiciste un Plan para pensar en diferentes acciones a ejecutar.

Alguna vez, en un diálogo con un directivo empresarial colombiano, me dijo: que la solución no sea hacer un boletín. No sé por qué a los comunicadores eso es lo primero que se les ocurre. Esa frase es muy diciente de los retos que enfrentamos.

Y si después de tu diagnóstico un boletín es importante, pues lo propones, pero con los argumentos debidos y con claridad de sus limitaciones y de los públicos que buscas impactar. No se trata de proponer un boletín solo porque “la gente no se entera”. Un boletín no soluciona problemas de comunicación. A lo sumo, es algo informativo.

¡Gracias por leer y espero que estas recomendaciones sean útiles! Comparte tus ideas, propuestas, experiencias o sugerencias en los comentarios.

Imagen: Gordon Johnson en Pixabay